Ah bir de “ZAMAN”ım olsa... Zaman’ı yönetmek, Hayat’ı yönetmektir.

Ah bir de “ZAMAN”ım olsa...

Zaman’ı yönetmek, Hayat’ı yönetmektir.

Dakika Avcısı mısınız ?

En büyük zaman hırsızı patronlar.

Hayatta büyük işler başarmış alimlerin, liderlerin, dahilerin de haftada 168 saati, günde 24 saati var.

Zaman;Elle tutulmaz, gözlegörülmez, biriktirilemez. Yerine konulması, geri döndürülmesi, yenilenmesi yada satın alınması mümkün değildir.

Yaşam kalitesini artırmak isteyen, öncelikle zamanı iyi yönetmeyi öğrenmeli. Çünkü zaman, hayat demektir, yaşam demektir. Bu nedenle, bir insanı ve geleceğini en iyi tanımlayan unsur, zamanını nasıl kullandığıdır. Zamanı kullanırken sadece bugünü değil, aynı zamanda geleceği de düşünenler ve gelecek için yatırım yapanlar, geleceği şekillendirebilmek için adım atanlar, arzuladıkları geleceği yakalama şansını artırırlar. Şimdi zamanım yok, şunu da alayım, bunu da koy çantaya, akşam eve gidince okurum. Unutmadan şu dosyaya da evde bakarım deyip herşeyi bir kutuya koyarak eve götürenlerden misiniz? Yemek yedikten ve biraz çocuklarla ilgilendikten sonra televizyon karşısında uyuyakalmaktan vakit bulamayıp, yatağınıza götürür müsünüz gün içinde halledemediğiniz işlerinizi. 1 saat daha erken kalkıp bakarım bahanesiyle dosyalarınızı başucunuza koyup sabah uyandığınızda da "Uyumam için daha bir saat var" deyip, sonra kahvaltı bile yapamadan alelacele işe koşuşturur musunuz? Çam yapraklarını, ağacın dallarında bulundurmak yerine yığın halinde mi taşıyorsunuz?

Hayatta büyük işler başarmış alimlerin ortak özelliği, zamanlarını büyük bir ustalıkla yönetmeleriydi. Dağıtımı adil olarak yapılan bu kaynağa hepimiz eşit sürelerde sahibiz; ancak farklı şekillerde kullanıyoruz.

Hiç düşündünüz mü mesainizi nerelere harcıyorsunuz? Asıl ilgilenmeniz gereken işleriniz ne kadar vaktinizi alıyor? Bir de hesapta olmayan, asıl yapmanız gerekenin haricindeki işlere ne kadar zaman harcıyorsunuz? Siz mi zamanı yönetiyorsunuz yoksa zaman mı sizi? 24 saat yetmiyor mu size? Birçok kişi 'zamanım yok' dediği için' günlük hayatta adeta birer dakika avcısı olur, zamandan kazanmak için. Peki bunu nasıl yapacağız? İşte zaman yönetimi burada devreye giriyor.

İnsanlar randevularını ilk defa 1870 yılında bir ajandaya kaydetmeye başladılar. Bu tarih Avrupa ve Amerika için sanayileşmenin başlangıcı aynı zamanda. Ve giderek zamana bağlı yaşamak önemini artırdı. 1928'de ise işleri organize etmek için başka bir sistem geliştirildi. Bunun içinde randevu tarihlerinden başka not defteri ve adresler için yerler de vardı. Bu sistem de 1975'lere kadar devam etti.

En büyük zaman hırsızı patronlar

Her insan bir yöneticidir; kendisini, yani hayatı yönetiyor çünkü. Türk patronları için ilginç bir tespitte bulunuyor: "Patron şirket içinde en fazla zaman çalan insandır. Eğer birşeyler yapılsın istiyorsak patron ziyarete gittiği zaman ya da ofis dışında olduğu zaman yapabiliriz. Çünkü o zaman habire müdahale etmiyor işimize.Türk iş kültüründe patron çok önemli, kararları o veriyor.Bu zaman anlayışı İspanyol, Portekiz, İtalyan, Meksika ve Güney Amerika kültürüne benziyor.

İnsan alışkanlıklarının kurbanıdır. Zaman kullanımı açısından disiplinli olmak ve iyi alışkanlıklar edinmek, hayattaki acil işleri ve stresi azaltırken, önemli ve öncelikli işlere yatırım yapılmasına ve geleceği şekillendire bilmeye fırsat tanır.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi yapılacak faaliyetlerin organize edilerek gün, ay ve yıl olarak planlanması ve bir programa bağlanmasıdır. Zamanı kendi çıkarları için yönetmeyi bilen bir kişi psikolojik olarak da rahattır; çünkü her şey bir program dahilindedir, her şey kişinin kontrolü altındadır.

Böylece kişi daha az endişe ve stres yaşar, daha az hata yapar.

Zaman yönetimi için aşağıdaki tanımlamaları yapabiliriz:

Zaman yönetimi, hayatın ritmini yakalamaktır, anı kaçırmamaktır, geleceğe yön vermektir, geçmişi değerlendirmektir, koordinasyon becerisi kazanmaktır, şimdiki anı gelecek için organize etmektir, erteleme hastalığından kurtulmaktır, hedeflerin için program yapmaktır, saatlerin, günlerin, ayların nasıl geçtiği konusunda bilinçlenmektir, zaman tuzaklarını bilmek ve bunlara düşmemektir.

Zaman Nasıl Yönetilir?

Zaman yönetimi hedeflerin belirlenmesi, bu hedeflere ulaşmak için planların yapılması, planların programa bağlanması, alınan sonuçların denetimi ve değerlendirilmesi, sonuç ne olursa olsun esnek olarak hedef için yeni planların hazırlanması sürecidir.

Etkili bir zaman yönetiminde süreç aşağıdaki gibi işler:

Hedef: Hedefler yapılacak işler değildir, yapılacak işler hedeflerimize ulaşmak için gereken faaliyetler zinciridir. Kendinize gerçekçi, ulaşılabilir, ölçülebilir bir hedef koyduktan sonra bu hedefe ulaşmak için aylık, haftalık ve günlük planlar yapmalısınız.

Plan: İşlerin hangisinin önce yapılması gerektiğine karar veremediğiniz anlarda kendinize şu soruyu sorun: “Bu işi bugün yapamazsam ne olur?” Sonuçlar negatifse o, önemli bir iştir. İşlerinizi böyle bir soru filtresinden geçirdikten sonra öncelik sırasına koyabilirsiniz.

Program: Gün içinde işlerinizi planladıktan sonra, bunları hangi zaman diliminde yapacağınızı da belirtmelisiniz. Önemli işlerinizi not ederek uygun bir zaman dilimine yerleştirmelisiniz. Öncelik sıralamanıza göre, en önemli işlerinizi en verimli ve enerjik olduğunuz zamanda tamamlamaya önem vermelisiniz.

Önceliklerinizi belirleyin

Her şeyi aynı anda yapamazsınız. Bu nedenle öncelikle yapılması gerekenleri belirleyin, diğerlerini daha sonraya bırakın. Örneğin sunumunuz yarınsa ve ondan sonraki gün de önemli bir iş yemeğine katılacaksanız önceliğiniz sunum olmalı, “İş yemeğinde ne giyeceğinizle ilgili büyük sorunu” ertesi güne bırakmalısınız.

Mükemmeliyetçi olmayın

İşinizi en nitelikli şekilde yapın, ama her detaya fazlaca takılırsanız işlerinizi zamanında bitiremeyebilirsiniz veya kendinize gereksiz yorgunluklar çıkarırsınız. Fazla mükemmeliyetçi olmak, kendinizden yapabileceğinizden fazlasını beklemek hiçbir şey yapamamanız gibi bir sonuç da doğurabilir. Kendinizle ve hedeflerinizle ilgili beklentilerinizde gerçekçi olun.

Ertelemeyin

İşinizi yapmanız gereken zamanda yapın. Erteledikçe işler yığılır, diğer işleri hatta en önemlileri bile etkiler ve sonuçta her şey içinden çıkılmaz bir hal alabilir. Hoşlanmasanız bile yapılması gereken yapılacaktır. Zamanınızı doğru kullanmak istiyorsanız işlerinizi ertelemeyin. Ama kendinizi “Söz konusu işi, tam da o gün hiçbir şekilde yapamayacak” durumda hissediyorsanız o zaman daha iyi bir zamana “pozitif erteleme” yapın. Ama bunu sık sık yapıp kendinizi kandırmayın.

Hayır diyebilin

Hayır’da, Hayır vardır. Siz ve öncelikleriniz önemlisiniz. Bu nedenle istemediğiniz veya önceliğiniz olmayan şeyleri kabul etmeyin. Örneğin iki saat içinde yetiştirmeniz gereken bir iş varsa ve araya başka bir iş almanız isteniyorsa ya da sevgili arkadaşınız tam da bu sırada size son hayal kırıklığını anlatmak istiyorsa “hayır” deyin.

Enerji zamanınızı iyi kullanın

Bazıları sabah yedide zımba gibidir, kiminin afyonu on birden önce patlamaz. Kendinizi en iyi tanıyan kişi siz olduğunuza göre, gün içinde en verimli ve enerjik olduğunuz zamanı da biliyorsunuzdur. Zaman yönetiminizde bu enerjiyi iyi kullanın.

yaşamımızın;

• % 32’sini uyuyarak

• %20’sini çalışarak

• %10’unu yemek yiyerek

• %9’unu seyahat ederek

• %8‘ini kişisel bakım

• %8’ini öğrenerek

• %7’sini bekleyerek

• %6’sını diğer faaliyetlerle geçiririz.

ZAMAN HIRSIZLARI NELERDİR?

 Zamanı tüketen pek çok etken vardır. Bunların başında

• Plansızlık • Öncelikleri belirleyememek • İşleri ertelemek • Kırtasiyecilik • Rutin ve gereksiz işler • Gereksiz telefonlar • Acelecilik • Tembellik • Kararsızlık • Beklenmedik misafirler • Gündemsiz ve verimsiz toplantılar • Teknik aksaklıklar • Yetki delege edememek • Dağınık masa ve büro düzeni • Kaybolan şeyleri aramak • Açık kapı politikası • Hayır  diyememek • Kendini gereğinden fazla işe adamak • Konsantre olamamak

ZAMAN HIRSIZLARI İLE NASIL BAŞA ÇIKILIR?

 Zaman hırsızları ile başa çıkmada temel rehberimiz,

amaçlarımız ve sorumluluklarımızdır.

Etkili zamanlama için ipuçları

• Hedeflerin belirlenmesi • Önceliklerin belirlenmesi • Ertelenen önemli işledin halledilmesi   • Olumlu ve geliştirilmesi gereken özelliklerin belirlenmesi • Masanın ve mekanın düzene sokulması • Kararların süratli ve yerinde verilmesi • Günlük plan yapılması • İşlerin bir kısmının devredilmesi • Her çalan telefona koşulmaması • Telefonda etkin konuşmanın öğrenilmesi ve gerektiğinde • Gündemli ve verimli toplantılar yapılması • Ziyaret saatlerinin belirlenmesi • Teknik aksaklıkların en aza indirilmesi amacıyla bakım planlaması uygulanması • Hayır demenin elli yolunun keşfedilmesi